CONTRAT DE SYNDIC NORMÉ : CE QUE LES SYNDICS DOIVENT SAVOIR SUR LES MISSIONS INCLUSES ET LA FACTURATION

La gestion d'une copropriété est encadrée par des règles strictes, notamment en ce qui concerne le contrat de syndic normé. Ce contrat, dont les termes sont définis précisément, prévoit un ensemble de missions obligatoires pour le syndic, dont les coûts sont inclus dans le forfait de base. Cependant, des interrogations persistent chez certains professionnels concernant la facturation de certaines prestations. Il est essentiel de rappeler les principes pour une gestion transparente et conforme à la législation.

Les missions incluses dans le Forfait de Base : Une obligation claire

Le contrat de syndic normé a été mis en place pour garantir une meilleure lisibilité des prestations et des honoraires. Il stipule clairement que le syndic est tenu d'assurer l'ensemble des missions prévues dans le contrat, et que les frais générés par ces missions sont obligatoirement inclus au forfait.

Cela signifie que des tâches courantes et essentielles à la gestion d'une copropriété, telles que :

• La gestion administrative de la copropriété : cela inclut la convocation et la tenue des assemblées générales, la rédaction des procès-verbaux, la tenue des registres, etc.

• La gestion financière et comptable : la tenue de la comptabilité de la copropriété, l'établissement des budgets prévisionnels, l'appel des fonds, le recouvrement des charges, le paiement des fournisseurs, etc.

• La gestion des prestataires et des contrats : le suivi de l'exécution des contrats de maintenance, de nettoyage, des assurances, etc.

• L'entretien courant de l'immeuble : la gestion des petites réparations et des opérations d'entretien régulier.

Ces missions, parmi d'autres détaillées dans le contrat normé, sont intrinsèquement liées au rôle du syndic et leur coût est censé être couvert par les honoraires forfaitaires.

Quid de la reprographie, de la gestion des salariés et de la comptabilité ?

C'est sur ces points précis que des confrères se posent des questions. Clarifions la situation :

• La reprographie : En règle générale, les frais de reprographie liés aux missions courantes du syndic (convocations, procès-verbaux, courriers divers) sont inclus dans le forfait. Seuls les frais d'affranchissement sont remboursables au syndic. Cependant, l'exception concerne les prestations particulières qui nécessitent un volume important de copies. Dans ce cas précis, le contrat normé prévoit la possibilité de facturer ces frais de reprographie, à condition que le tarif soit clairement défini et accepté.

• La gestion des salariés d'immeubles : Si la copropriété emploie du personnel (gardien, femme de ménage, etc.), la gestion administrative de ces salariés (établissement des fiches de paie, déclarations sociales, suivi des congés, etc.) fait partie intégrante de la mission de gestion courante du syndic. Les frais liés à cette gestion sont donc inclus dans le forfait annuel. Il n'est pas permis de facturer séparément ces prestations.

• La comptabilité : Comme mentionné précédemment, la tenue de la comptabilité de la copropriété est une mission fondamentale du syndic et est intégralement incluse dans le forfait. Le syndic ne peut en aucun cas facturer des honoraires supplémentaires pour la réalisation de cette tâche.

Pourquoi cette rigorisation ?

La volonté derrière le contrat de syndic normé et la non-facturation de ces prestations en sus du forfait est de garantir la transparence et d'éviter les honoraires "cachés" qui pouvaient alourdir la facture finale des copropriétaires sans justification claire. L'objectif est de s'assurer que les copropriétaires savent précisément ce qu'ils paient et que le syndic assume pleinement ses responsabilités sans coûts additionnels imprévus pour des missions relevant de son champ d'action normal.

Il est impératif pour les syndics de respecter scrupuleusement les règles définies par le contrat normé. La clarté et l'honnêteté dans la facturation sont les piliers d'une relation de confiance avec les copropriétaires et d'une gestion saine de l'immeuble. Tout syndic se doit de maîtriser ces aspects pour éviter tout litige et assurer la conformité de sa gestion.

SOURCE: CABINET OEFE IMMO