AUDIT DES COMPTES EN COPROPRIETE : LE GUIDE RIMMOF POUR LE CONSEIL SYNDICAL

Le contrôle des comptes est bien plus qu’une relecture de chiffres : c’est le garde-fou de votre patrimoine. Pour le conseil syndical, l’enjeu est de vérifier la cohérence entre les décisions votées en Assemblée Générale et la réalité des dépenses engagées par le syndic.

Pour mener à bien cette mission, la loi vous autorise à exiger des documents précis. Voici la "checklist" des pièces indispensables pour un audit rigoureux.

1. La base documentaire : Du "Grand Livre" à la "Balance"

Avant de chercher l’erreur, il faut comprendre le langage du syndic. Demandez systématiquement :

• Le Journal : C'est le registre chronologique. Chaque opération (achat, vente, paiement) y est notée au jour le jour.

• Le Grand Livre : Il classe les opérations par compte (fournisseurs, copropriétaires, électricité, etc.). C'est l'outil roi pour vérifier qu'une facture n'a pas été imputée deux fois ou dans le mauvais compte.

• La Balance : Elle récapitule les totaux et les soldes de tous les comptes. Elle doit être parfaitement équilibrée.

2. Les 5 Annexes Comptables : Le scanner de la copropriété

Ces annexes sont le cœur du rapport financier. Voici ce que vous devez y trouver, conformément aux normes comptables de la copropriété :

• Annexe 1 : L’état financier après répartition. Elle donne une vue d’ensemble de la santé financière de la copropriété, en isolant la trésorerie disponible, les dettes (fournisseurs non payés) et les créances (impayés des copropriétaires).
• Annexe 2 : Les comptes de gestion de l’exercice réalisé et les budgets prévisionnels. Elle permet de comparer ce qui a été dépensé par rapport à ce qui avait été voté.
• Annexe 3 : Compte de gestion pour des opérations courantes et le budget prévisionnel par clés de répartitions. Elle détaille les charges courantes par catégories (chauffage, ascenseur, entretien etc.) et explique comment elles sont réparties entre les lots.
• Annexe 4 : Le compte de gestion pour travaux et opérations exceptionnelles. Elle isole les dépenses hors budget courant (gros travaux, audits techniques) pour une lecture claire du coût des chantiers.
• Annexe 5 : L’état des travaux et opérations exceptionnelles. Elle permet de suivre l'avancement financier des travaux votés : ce qui a été payé, ce qu'il reste à appeler et les éventuels soldes en attente.

3. Justifier la dépense : Factures et rapports de terrain

La comptabilité n'est rien sans preuves. Le conseil syndical doit confronter les chiffres aux documents opérationnels :

• Les Factures : Vérifiez les montants, la date de prestation et si la TVA est correctement appliquée.

• Les Ordres de Services (OS) : Ils prouvent que le syndic a formellement mandaté l'entreprise pour une tâche précise. Un OS est indispensable avant tout début de chantier.

• Les Rapports d’intervention ou PV d'OS :  Ils attestent que la prestation facturée a bien eu lieu physiquement.

4. La preuve par la banque : Le suivi de trésorerie

C’est le point final de la vérification. L'argent affiché en comptabilité doit correspondre à l'argent réel.

• Les relevés bancaires : Ils servent à suivre les flux réels d'entrée et de sortie sur le compte de la copropriété.

• Les rapprochements bancaires : Ce document est crucial. Il explique les décalages entre le solde de la banque et le solde comptable (par exemple, un chèque émis par le syndic mais pas encore encaissé par le fournisseur). Si ce document manque, le contrôle est impossible.

Le conseil RIMMOF

N'attendez pas la veille de l'Assemblée Générale. La loi permet au conseil syndical de consulter ces pièces toute l'année. Un contrôle régulier évite les mauvaises surprises et les régularisations de charges trop lourdes.

SOURCE: www.oefe-immo.fr