ATTESTATION DE REPRÉSENTATION DES FONDS MANDANTS (LOI HOGUET) : OBLIGATIONS RÉGLEMENTAIRES, INTERDICTION STRICTE DE COMPENSATION ET EXEMPLE PRATIQUE

L'attestation de représentation des fonds mandants est un document comptable et juridique fondamental pour tout professionnel de l'immobilier détenant une carte professionnelle (Transaction, Gestion immobilière, Syndic de copropriété) soumis à la loi n° 70-9 du 2 janvier 1970 (dite loi Hoguet) et à son décret d’application n° 72-678 du 20 juillet 1972.

Établie par l'expert-comptable de l'entité, cette attestation vise à certifier au garant financier et aux autorités de contrôle la cohérence entre les sommes dues aux mandants et les disponibilités financières affectées à leur garantie.

1. DISTINCTION MAJEURE : ATTESTATION DE REPRÉSENTATION VS ARRÊTÉ DE COMPTES

Il convient de ne pas confondre deux notions juridiques et comptables distinctes :

• L'arrêté de pointe maximale : Il concerne la pointe maximale des fonds détenus pour le compte de tiers au cours de l'année civile écoulée. Son objectif est d'ajuster le montant de la garantie financière souscrite par le cabinet auprès de son organisme de caution.

• L'attestation de représentation des fonds : Elle reprend la situation exacte des soldes comptables des comptes « Mandants » et « Trésorerie » à la date de clôture de l'exercice comptable de la société (par exemple, au 31 décembre N). Elle valide que l'agence dispose en banque des liquidités suffisantes pour faire face à l'intégralité de ses engagements envers ses clients mandants à cette date précise.

2. OBSOLESCENCE DES ANCIENS MODÈLES : LA FIN DES COMPTES GROUPÉS EN SYNDIC

Les anciens modèles d'attestation de la Commission des normes professionnelles de l'Ordre des experts-comptables comportaient encore une distinction entre les « Comptes groupés/individualisés » et les « Comptes séparés » pour l'activité de Syndic de copropriété.

Rappel réglementaire important :

Les comptes groupés ou les sous-comptes d'attente gérés au niveau du syndic n'existent plus légalement. La réglementation (renforcée par la loi ALUR et la loi ÉLAN) impose désormais la détention obligatoire d'un compte bancaire séparé pour chaque syndicat de copropriétaires, ouvert au nom du syndicat (sauf exceptions très encadrées pour les petites copropriétés ayant voté une dispense à la majorité absolue, situation devenue marginale).

Dans les attestations actuelles, la ligne « Comptes groupés/individualisés » est donc obsolète et doit être supprimée ou portée à zéro. Seuls les comptes bancaires séparés ouverts au nom des syndicats de copropriétaires doivent être recensés.

3. RÈGLE D'OR : INTERDICTION STRICTE DE COMPENSATION ENTRE MANDANTS

Le principe directeur de la comptabilité sous loi Hoguet réside dans l'étanchéité absolue de la trésorerie de chaque mandant.

A. La règle d'interdiction de compensation

• Compensation légitime : Elle est uniquement autorisée au sein du compte d'un même mandant (par exemple, entre des loyers encaissés et des factures de travaux réglées pour le compte du même propriétaire).

• Compensation interdite : Les soldes débiteurs de certains mandants ne doivent en aucun cas être compensés par les soldes créditeurs d'autres mandants. Utiliser la trésorerie excédentaire du Mandant A pour couvrir le découvert du Mandant B constitue une faute grave.

B. Conséquences juridiques et sanitaires

Si un cabinet compense des soldes débiteurs par les fonds créditeurs d'autres mandants :

1. Il détourne l'usage des fonds déposés en compte séquestre ou compte mandant.

2. Il s'expose à un refus d'attestation par l'expert-comptable.

3. Il commet un manquement passible de sanctions disciplinaires, d'une suspension de sa carte professionnelle et de poursuites pénales (détournement de fonds / abus de confiance).

C. Comment doivent être financés les soldes débiteurs ?

Lorsqu'un mandant devient débiteur (par exemple suite à des travaux urgents payés par l'agence avant l'appel de fonds ou le versement du loyer) :

• Le solde débiteur doit être financé exclusivement sur les fonds propres du cabinet (injection de trésorerie issue du compte courant de l'entreprise).

• À défaut de fonds propres suffisants, il doit être couvert par un découvert bancaire spécifique accordé expressément par la banque au cabinet.

4. PROVENANCE DES DONNÉES : POINTE DE GESTION ET RAPPROCHEMENT BANCAIRE AU 31/12/N

Pour élaborer et remplir rigoureusement l'attestation de représentation des fonds au 31/12/N, l'expert-comptable et le gestionnaire s'appuient sur deux sources de données indissociables :

A. La pointe de gestion du logiciel comptable (Partie « Mandants »)

Les montants figurant dans la partie « Mandants » (débits et crédits) ne sont pas issus d'estimations manuelles : ils sont directement extraits de la pointe de gestion (ou balance par solde des comptes mandants) générée par le logiciel métier/comptable de l'agence au 31/12/N.

• Cette pointe recense nominativement la position de chaque propriétaire bailleur, copropriétaire ou réservataire à la date exacte de clôture.

• Elle reflète les soldes créditeurs (fonds détenus) et les soldes débiteurs (avances consenties).

• Elle permet à l'expert-comptable de vérifier l'absence de compensation occulte entre les comptes des différents mandants.

B. Les comptes financiers après rapprochement bancaire (Partie « Trésorerie »)

Les montants inscrits dans la section « Trésorerie » proviennent de la comptabilité générale de l'agence (comptes financiers), impérativement après réalisation et analyse des états de rapprochement bancaire au 31/12/N.

• Le solde retenu n'est pas le simple solde figurant sur le relevé de compte envoyé par la banque, mais le solde comptable réajusté.

• Il prend en compte les opérations en suspens intégrées lors du rapprochement : les chèques émis non encore débités par la banque, les remises de chèques en portefeuille non encore créditées et les virements en cours d'acheminement.

• Cette démarche garantit que la trésorerie réelle comptabilisée au 31/12/N couvre parfaitement la totalité des engagements inscrits dans la pointe de gestion.

5. APPLICATION PRATIQUE : ATTESTATION DE REPRÉSENTATION POUR LE CABINET OEFE IMMO

Voici l'illustration du renseignement de l'état récapitulatif de l'attestation de représentation des fonds pour la société OEFE IMMO, arrêté au 31/12/N (date de clôture de son exercice comptable) à partir des données extraites de sa pointe de gestion et de ses rapprochements bancaires.

Fiche d'identification de la structure

• Raison sociale : OEFE IMMO (S.A.S)

• Adresse du siège : 4 Allée de Penthièvre, 77150 Lésigny

• Immatriculation : R.C.S. de Melun – SIREN : 908 971 047 – Code APE : 6831Z

• Carte Professionnelle T&S : CPI94012022000000015

• Assurance RCP : QBE Europe SA/NV (Cœur Défense – Tour A – 110, Esplanade du Général de Gaulle – 92931 La Défense Cedex) – Contrat n° : RCAISM1005 (Couverture : 150 000 € / sinistre Transaction – 150 000 € / sinistre Syndic)

• Garantie Financière : 110 000 €

• Date d'arrêté de l'attestation : 31/12/N (Clôture de l'exercice social)

État récapitulatif de la balance des fonds mandants au 31/12/N

Section 1 : Transactions sur immeubles et fonds de commerce

(Cabinet opérant sans détention habituelle de fonds en transaction)

POSTES TRANSACTIONS	Débit (€)	Crédit (€)
Total Mandants Transactions (issu du registre-répertoire)	0	0
Total Trésorerie Transactions (issu du rappro. bancaire séquestre)	0	0
TOTAL BALANCE TRANSACTIONS	0	0

Section 2 : Gestion Immobilière & Syndic de Copropriété

Note de mise en conformité : La ligne historique "Comptes groupés/individualisés" est marquée hors usage du fait de l'obligation légale des comptes séparés pour les syndicats de copropriétaires.

MANDANTS (Données issues de la pointe de gestion au 31/12/N)	Débit (€)*	Crédit (€)*
Total Mandants Gérance	1 250	48 500
Total Mandants Locations Saisonnières	0	0
Total Mandants Syndics (Comptes groupés / individualisés)	Obsolète / 0	Obsolète / 0
Total Mandants Syndics (Comptes séparés obligatoires)	0	38 200
Fonds du Cabinet (Honoraires à prélever / à reverser)	0	4 150
Total Comptes d'attente (à apurer)	0	0
SOUS-TOTAL COMPTES MANDANTS GESTION / SYNDIC	1 250	90 850

TRÉSORERIE (Données issues des comptes financiers après rappro. bancaire au 31/12/N)	Débit (€)*	Crédit (€)*
Total Trésorerie Gérance (Compte Mandant Gérance)	47 250	0
Total Trésorerie Locations Saisonnières	0	0
Total Trésorerie Syndics (Comptes séparés au nom des SDC)	38 200	0
SOUS-TOTAL COMPTES DE TRÉSORERIE GESTION / SYNDIC	85 450	0
TOTAL GENERAL BALANCE GESTION / SYNDIC	86 700	90 850

* Les montants sont arrondis à l'euro près (sans les centimes).

Observations et mentions explicatives obligatoires de l'Expert-Comptable

1. Origine et concordance des données : L'ensemble des chiffres présentés ci-dessus a été contrôlé par nos soins par croisement entre la pointe de gestion extraite du logiciel comptable au 31/12/N et les soldes des comptes financiers réajustés des états de rapprochement bancaire établis à la même date.

2. Justification et couverture du solde débiteur mandant (1 250 €) : Le solde débiteur de 1 250 € présent dans le sous-total Mandants Gérance provient d'avances de charges urgentes consenties pour le compte de deux propriétaires bailleurs. Conformément aux exigences légales, ce solde débiteur n'a été compensé par aucune trésorerie d'autres mandants créditeurs. Il est intégralement financé par les fonds propres de la S.A.S OEFE IMMO (trésorerie propre du cabinet).

3. Conformité des comptes de syndic : L'ensemble des copropriétés gérées par la société OEFE IMMO dispose d'un compte bancaire séparé ouvert exclusivement au nom du syndicat de copropriétaires. Aucun compte groupé ou sous-compte n'est utilisé.

4. Contrôle de trésorerie et honoraires : Les prélèvements d'honoraires de gestion (4 150 €) sont effectués sans anticipation par rapport aux modalités prévues dans les mandats.

SOURCE: Article 1er de la loi n° 70-9 du 2 janvier 1970 ;  CABINET OEFE IMMO: CENTRE DE FORMATION OEFE